سبع خطوات أساسية للتخطيط لإدارة الأزمة لمنظمات المحاسبة المهنية

سبع خطوات أساسية للتخطيط لإدارة الأزمة لمنظمات المحاسبة المهنية

لقد ادى الانتشار السريع لوباء الكورونا -١٩ في العالم الى اعطاء إدارة الأزمات الاهمية القصوى عند عدد كبير من منظمات المحاسبة المهنية. وأعطى المنظمات الفرصة لتقديم المساعدة الى اعضائها في أوقات الطوارئ. ولحسن الحظ يتوفر كمية كبيرة من المعلومات، مما يجعل متابعتها صعبا ومتعبا.

ترون ادناه إطار اساسي لمنضمات المحاسبة المهنية لمساعدتها للعمل سريعا خلال هذه الازمة الراهنة. وبغض النظر عن المرحلة التي وصلت اليه منظماتكم في ادارة الازمة، فإن الإطار المقترح سوف يساعد في تحديد الخطوات القادمة. ان الخطوات الرئيسية لمعالجة الازمة تتكون من الاعداد والتنفيذ وتخفيف حدة الازمة، والدروس المستفادة والتقييم والتعافي من الازمة.

الإعداد

١) خلق خطة لإدارة الازمة

وهذه الخطة يجب ان تشمل تكوين فريق ملتزم ومتكامل ومتنوع المعرفة. ويجب ان يدير المجموعة الرئيسية عادة المدير التنفيذي، والذي سوف يقود ويحدد الأولويات وينسق الجهود ويقيم الوضع وينشئ خطة لإدارة الازمة. ان خطة إدارة الازمة يجب ان تتضمن الافعال التي تحتاج اليها منظمتكم لمواصلة العمل، وتحقيق المصلحة العامة وتخفيف حدة التأثير السلبي في عمل المنظمة خلال فترة الازمة

 وخلال اعداد خطة ادارة الأزمة، يجب اعطاء الاولوية القصوى لسلامة الافراد

وبالرغم ان عددا من المنظمات ليس لديها خطة عمل رئيسية، او لديها خطط عمل لم تحدث قريبا، فإن الفرصة لا تزال مفتوحة امام المنظمات للتنظيم والعمل

التنفيذ وتخفيف التأثير السلبي للازمة

٢) خلق خطط عمل تعمل على التواصل الافتراضي

إذا كانت منظمتكم لم تبدأ بعد العمل بواسطة التواصل الافتراضي، استعمل هذا الوقت لوضع خطة عمل. وبالرغم ان معظم المنظمات قد استعملت التواصل الافتراضي خلال اجتماعاتها، فالوضع سوف يختلف في حالة خلق بيئة كاملة للتواصل الافتراضي. وفي هذه الحالة هناك حاجة الى الاهتمام الى عدة امور، ومنها جعل عملية التواصل الافتراضي أكثر فعالية ممكنة وكذلك اخذ بعين الاعتبار التحديات العملية ومسائل الصحة العقلية والنفسية الناتجة عن العمل من المنزل. ويمكن الاستفادة من النصائح والارشادات المذكورة من قبل هارفارد

٣) خلق استراتيجية للتواصل

خلال اي ازمة، يزداد الشك والخوف لا محالة، ولهذا السبب فإن التواصل المتكرر وتبادل المعلومات الهامة سوف تخفف من الخوف وعدم اليقين، مما يخلق حالة من الراحة في مثل هذه الاوقات الصعبة. ويجب على كل مسؤول ومحاسب مهني ان يضع خطة عمل للتواصل مع الموظفين والاعضاء والمتطوعين ومجلس الادارة وجميع المستثمرين الرئيسيين الاخرين

ان التواصل مع الموظفين يجب الأخذ بعين الاعتبار ان تحسسهم وتخوفهم هو شيء طبيعي ويجب مساعدة كل واحد للتأكد من ان كل شخص يدرك جليا الاهداف والأوليات. والتواصل مع الأعضاء يجب ان يساعدهم في مواصلة نشاطاتهم المهنية. على سبيل المثال، التواصل مع المؤسسات ممكن يسلط الضوء على التغيرات في تواريخ تعبئة الضريبة او على اي تغيير تشريعي او تنظيمي الذي يمكن ان يؤثر عليهم. والتواصل مع الاعضاء ممكن يشجعهم على تبني الخدمة التي يمكنهم تقديمها للجمهور على ضوء الازمة

٤) تزويد الاعضاء لديك بالموارد

العالم الافتراضي يقدم مجموعة من الموارد التي يمكن ان تساعد الاعضاء اثناء اي ازمة. وعلى موظفي المحاسبة المهنية توجيه احتياجات كل القطاعات الخاصة بالأعضاء نحو: المؤسسات الكبيرة والصغيرة، والمحاسبين في قطاع الأعمال، والمعلمين والطلبة، والمحاسبين في القطاع العام، الخ

ويحتاج اعضاء المحاسبة المهنية ان يكونوا مؤهلين لتقديم الدعم للأعضاء المتضررين من الازمة. وهناك كثيرا من المؤسسات الكبرى قدمت معلومات كثيرة التي يمكن المشاركة بها. كذلك توجد أدوات تعليمية متعددة يمكن ان تساعد الاعضاء. وهناك عدة قطاعات لديها احتياجات مختلفة ويجب توجيهها حسب الحاجة

وقد قام الإتحاد الدولي للمحاسبين باستحداث شبكة موارد للتواصل الافتراضي بمناسبة انتشار وباء فيروس الكورونا، وجمع معلومات من المنظمات الاعضاء ومن مجموعات المؤسسات والمستثمرين وكذلك من ابداع الاتحاد وذلك لمساعدة كل منا بتبادل الخبرات والمعلومات فيما بيننا خلال هذه الفترة الصعبة

٥) القيام بالتخطيط للطوارئ لعدة سيناريوهات

خاصة تلك التي تركز على ديمومة العمل. ومن الضروري استشراف المستقبل مع التفكير في عدة فرضيات

ومع ان فيروس كورونا مخيف ومهدد للصحة والسلامة، فإنه في نفس الوقت لديه امكانية تأثير خطير ومدمر على الاقتصاد. وعلى كل من مؤسسات المحاسبة المهنية التفكير بالأولويات الاستراتيجية المناسبة لهذه البيئة الجديدة: ما يجب التركيز عليه وما يمكن تأجيله

وحسب الازمة واولويات العمل، يجب تقدير التأثير السلبي القصير والطويل المدى على الواردات والمصروفات والسيولة النقدية


وبينما يمكن قطع بعض المصروفات، فربما بعض منظمات المحاسبة المهنية تريد التفكير بالاستثمار في طرق جديدة لدعم الاعضاء، مثل تطوير برامج عمل من خلال الكمبيوتر. وعلى منظمات المحاسبة القانونية تحديث خطط إدارة الأزمة والمخاطر

٦) زيادة امكانية التواصل

ان مهنة المحاسبة المهنية الدولية هي شبكة تواصل رائعة والتي يمكن ان تعمل في اي ازمة. وعلى منظمات المحاسبة المهنية محاولة التواصل المستمر مع المستثمرين الاساسيين والذين من ضمنهم الدول والمنظمات المانحة والمنظمات الدولية والوطنية والمؤسسات المالية الخ. ان التواصل مع المستثمرين الاخرين يعطي فرصة للمشاركة بالمعلومات ومعرفة توفر فرص للتعاون في مجال المبادرات

في بعض الدول قامت الحكومات بإنشاء مجموعات لإدارة الازمة على المستوى الوطني. ويجب على منظمات المحاسبة المهنية الانضمام الى هذه المجموعات وتقديم تصوراتهم ودعمهم لمهنة المحاسبة

ان منظمات المحاسبة المهنية يناضلون للتحول من تقديم الخدمة الشخصية الى تقديم الخدمة عبر التواصل الافتراضي. وخلال فترة قصيرة يمكن على سبيل المثال ان يتمكن كل من الاتحاد والمنظمات الاقليمية من محاولة مساعدة منظمات المحاسبة المهنية تحديد بعض المشاريع المعمول بها بهدف تطوير مهنة المحاسبة بصورة مستمرة والمقدمة من بعض منظمات المحاسبة المهنية الاخرى

الدروس المستفادة، التقييم، والانتعاش

٧) تحديث خطة ادارة الازمة: او خلق خطة في حالة عدم وجود خطة

عند انتهاء الازمة لا تتوقف!  تأكد من استعمال هذا كفرصة لبناء خطة عمل طوارئ قابلة للديمومة ومتعددة الاغراض وقابلة للتكيف لاي احداث او ازمات في المستقبل. وراجع هذه الخطة مرة واحدة على الأقل كل عام

ان العالم قد تغير بصورة دراماتيكية في فترة قصيرة. ومهما كانت الحالة في بلدك أو في المنطقة وما اذا كانت منظمتك لديها خطة عمل ام لا، فانه الان وقت وضع خطة عمل

ان منظمتك تستطيع ان تقوم بدور رئيسي لمساعدة المهنة التغلب على الأزمة الصحية الراهنة وفي نفس الوقت تكون مستعدا لاي ازمات او طوارئ مستقبلية

المصدر: موقع AFAC

شارك المقال مع أصدقائك على السوشيال ميديا

م. أحمد السيد

قائد الفريق و مدير المشروعات

برنامج إدارة العيادات الطبية

تطبيق موبايل إدارة الإستشارات الطبية الأونلاين

انتقل إلى أعلى